如何掌握项目时间管理

简介

在项目时间管理中，你学到的最重要的事情之一是:不是所有的时间都可以被花费——否则，你将被花费，并且没有什么可以付出。你可以把你的日历想象成一件艺术品。同样，当一幅画被空白的负空间框住时，你会更欣赏它，所以只有当你的任务有类似的缓冲空间时，你才能最大限度地发挥你的创造力和产出。

因此，好的项目时间管理就是找出真正重要的事情，并把它置于事外。这可以帮助你保持工作效率而不会筋疲力尽。

如今，项目时间管理尤为重要，因为太多的通知和消息占用了你的时间。时间是一种你永远不会拥有更多的资源，管理它就是知道如何使用你所拥有的。因此，质疑惯例，问问自己什么是必要的，什么只是程序上的包袱是有用的——那些我们继承下来的习惯可能对我们无益，比如默认的一小时会议。

当你擅长项目时间管理时，你就会在一天中释放出额外的时间，加深你的专注力，并在相同的时间内完成更多的事情。通常，项目时间跟踪和项目时间管理软件起着辅助作用。bob手机下载

这里有四种策略来管理你和其他人在项目中的时间:

1.创建一个工作计划

从项目交付日期开始，向后推。你需要达到的关键里程碑是什么?涉众在每个阶段需要签署什么?有什么依赖关系?(例如，你是否需要在你的设计师开始制作线框之前先写好网页的文本?)

假设大多数活动(也许是所有活动)将比预期多花20%的时间，这从来都不是一个坏主意。人类倾向于低估做一件事所需要的时间计划谬误一种乐观的认知偏见，让我们相信事情会比实际情况更容易。

按相反的顺序制定一个时间表来完成所有这些里程碑。例如，如果您需要在X日期前交付原理图，则需要在Y日期前校对最终设计版本，这意味着设计需要在Z日期前完成，以此类推，直到项目开始。

如果你在过去使用过项目管理和时间跟踪软件，那么使用历史数据会更精确。bob手机下载回顾过去类似的项目。你认为他们会花多长时间，他们实际上花了多长时间?如果差异是10%，并且在不同项目中是一致的，那就把它加上去。

bob客服端下载可以根据历史数据帮助确定新项目的规模和资源。

2.保持项目时间跟踪日志bob手机下载

管理理论家彼得·德鲁克(Peter Drucker)最著名的一句话可能就是“能被衡量的才能被管理”从来没有说，但它有一点道理。如果你不知道你和你的团队是如何花费你的时间的，你就不知道如何改善你的项目时间管理。

项目时间跟踪，或者跟踪项目bob手机下载中每个活动花费的时间，可以让您了解项目的健康状况。这是一种了解你如何朝着目标前进的方式，无论你是按小时计费还是按项目计费，这都很重要。

对于按小时计费的团队，项目时间跟踪提供了客户无法争辩的无可争议的记录。bob手机下载对于按项目计费的团队，它会让你知道你是否还有更多的时间，或者更常见的是，已经超过了时间。

你在一个项目上花费了太多时间的知识并不总是允许你向特定的客户支付更多的账单。但随着时间的推移，这些数据可以帮助您更好地确定范围。

设计机构查尔斯使用bob客服端下载用于时间跟踪和进行bob手机下载回顾。“我们可以看看以前的项目，然后说，‘好吧，这个项目与类似类型的项目相比如何?等等，我们早就结束了。为什么?嗯，哦，因为我们错误地销售或歪曲了我们对它的预期。’”该公司首席执行官亚伦•爱德华兹说。

不出意外的话，带时间跟踪的项目管理能让你保持诚实。bob手机下载认为自己花了一定的时间，并根据感觉向客户收费是很好的，但知道实际花费的时间会改变你的想法。你可能对这样的安排没有意见，但你的团队呢?你的首席财务官吗?你对自己的组织做得对吗?时间记录鼓bob手机下载励你至少考虑一下。

现在，时间追踪有一个方面有点矛盾。bob手机下载记录时间是需要时间的。如果你让人们填写电子表格来跟踪他们工作了多少，这就影响了他们的工作，更精确的测量可能是有代价的。像Harvbob手机下载est这样的时间跟踪应用bob客服端下载程序通过易于使用的移动和桌面应用程序减轻了这种负担。

3.优先考虑工作和生活的平衡

还记得我们之前说过的负空间和在日历的某些地方什么都没有吗?这是你的机会。给你自己和你的团队适当的休息时间，这样你就可以在工作的时候真正地投入和呈现。这自然会带来更好的工作。

一项研究研究发现，每年休假超过10天的员工获得奖金或升职的可能性是不休假的员工的两倍。休假可能提高免疫力(有人想到过吗?)提高婚姻满意度，减轻日常压力如果你花一些时间睡懒觉，让你更有创造力．

好的项目时间管理可以让团队有更多的时间做计划，减少赶进度的时间，从而为更好地平衡工作和生活铺平道路。网站设计公司bob手机下载的首席运营官Michael Kucera说:“时间跟踪可以显示某人是否负担过重，这将成为立即的谈话。Zehner．

如果你有一个项目时间跟踪应用程序，经理甚至可以监控员工bob手机下载什么时候“过热”，需要被告知休息。

4.在项目管理中不断提高你的时间管理能力

在每个项目结束后，进行回顾。让这成为你过程的一部分，这样即使你觉得开始下一个项目很匆忙，你也可以收集它，因为只有在衡量你如何利用你的时间时，你才能知道如何改进。

在那次回顾中，问问自己，什么进展顺利?出现了什么意想不到的挑战?你的估计与实际情况相符吗?

你的时间数据越准确，你就越能理解时间是如何被实际使用的。当然，一个项目可能会超时，但你真的知道为什么吗?如果您正在使用项目时间跟踪和管理软件，您可以深入到超时的特定活bob手机下载动。你可以进行重演，探索反事实的问题，比如，“如果这个阶段总是准时发生，对我们的盈利能力意味着什么?”

如果你真的想要深入了解，把每个项目的时间管理效率按1-5颗星进行排名。然后，您可以在时间跟踪工具中分析低星级和高星级项目，以检测项目运行不足或超过时的模式。bob手机下载

这样的数据可以帮助您做出更好的估计。在让客户满意的同时，也会让员工更满意。没有人喜欢匆忙或落后，每个人都喜欢在给定的时间内做最多的事情。为了做到这一点，你需要在每个任务周围留出一点空白。

给你一点喘息的空间。

这样，项目就不会匆忙。

人们有时间优先考虑自己的心理健康。

你可以给每个项目最具创意的输出。

从今天开始进行更好的项目时间管理，创建一个工作时间表，保持项目时间跟踪日志，优先考虑工作/生活平衡，不断改进，并考虑使用时间跟踪软件。bob手机下载